Advieskantoor voor de zorg
Samen een advieskantoor voor de zorg opzetten? Niet echt natuurlijk, maar wel met echte adviesvragen uit het zorgwerkveld. Professionals van de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) deden onlangs mee aan het action learning programma Peer to Peer Advies. De NZa werkt hierbij samen met het Zorginstituut Nederland. Professionals van beide organisaties gingen aan de slag met een urgent organisatievraagstuk binnen het zorgdomein. De adviesvragen haalden de deelnemers behoorlijk uit hun comfortzone, want inhoudelijk wijken ze af van hun eigen expertise. Zo ontwikkelden de deelnemers zichzelf én hielpen zij organisaties in de zorg. Desireé van Langen, beleidsmedewerker langdurige zorg, Bert-Jan Bongers, projectleider IT, en Evelien Gevers, beleidsmedewerker bij de directie Regulering, delen hun ervaringen.
Adviesteams vormen
Bij de start van het programma kies je uit verschillende adviesvragen. Zo vormde Desireé van Langen een adviesduo met een adviseur van de afdeling Fondsen en Informatiemanagement van het Zorginstituut. Zij hadden allebei een voorkeur voor de adviesvraag van jeugdzorgaanbieder Enver. Desireé licht haar keuze voor Enver toe: ‘In de opdrachtbeschrijving sprak mij het Jeugdzorgveld erg aan. Dat is namelijk een tak van zorg die ik niet ken vanuit mijn werk. Daarnaast was het een concrete vraag om echt in te kunnen duiken en over na te denken.’
NZa’ers Bert-Jan Bongers en Evelien Gevers hadden nog niet eerder met elkaar samengewerkt, maar gingen wel samen aan de slag voor ouderenzorgorganisatie Argos Zorggroep. Toevallig ook uit Rotterdam. Evelien koos juist voor de opdracht over de informele zorg bij een verpleeghuis, omdat dit onderwerp raakt aan haar werk bij de NZa. ‘Hiermee kon ik binnen de adviesopdracht ook inhoudelijke kennis opdoen, en mijn netwerk uitbreiden. Ook sprak me in de opdracht aan dat het een behapbaar vraagstuk was en de Raad van Bestuur de directe opdrachtgever zou zijn.’
Leren met elkaar
Bij Peer to Peer Advies adviseer je bewust buiten je eigen expertisegebied. Je wordt zo gedwongen om op een andere manier te werken en je brengt dit ook meteen in de praktijk. De begeleiding vanaf de opstart tot en met de afronding van het adviestraject bestaat uit een combinatie van offline en online activiteiten. Je krijgt handvatten en er is ruimte voor reflectie en om te klankborden met andere deelnemers. Bert-Jan: “Voor mij waren de uitwisselingen met andere adviesteams over hoe zij zaken aanpakten en waar ze tegen aanliepen erg waardevol.” Desireé vult aan: ‘De theorie in de bijeenkomsten kon ik mooi toepassen in het adviestraject. Ook het hebben van een adviesmaatje als sparringspartner werkte voor mij goed.’ Evelien sluit zich hierbij aan en noemt de podcast over denkadviseren nog expliciet. Die stelde haar in staat om ondanks een ‘kennisachterstand’ toch op een evenwichtige manier met de opdrachtgevers in gesprek te gaan.
Omdenken
Enver is actief in verschillende gemeenten en heeft naast de hoofdvestigingen veel kleinere locaties waar jeugdzorgprofessionals werken. Het bestuur van Enver wilde graag een advies hoe beleid verder geüniformeerd, geborgd en voor iedere medewerker ontsloten kan worden. Desireé en haar adviespartner spraken verschillende keren met de opdrachtgever op een hele onderzoekende manier en kregen zo goed zicht op de vraag achter de vraag en op het functioneren van de organisatie. Zo kregen zij scherp dat de vraag van Enver eigenlijk veel meer ging over de totstandkoming van beleid dan de uitvoering ervan. Zo boog het adviesteam van Desireé de vraag om van het uniformeren naar hoe beleidsvorming als een proces neergezet kon worden. De afsluitende sessie bij Enver was voor Desireé daarom het leukste moment. ‘We koppelden onze observaties terug en maakten een vertaling naar een concreet eindresultaat. In de sessie hebben we aan de hand van een actueel vraagstuk uitgeschreven hoe het beleidsproces nu verloopt en hoe ze het idealiter zouden willen hebben. Vervolgens hebben we gekeken wat er nodig is om daar te komen zodat ze daarmee aan de slag kunnen gaan.’
Bij Argos Zorggroep gingen Evelien en Bert-Jan op een vergelijkbare manier te werk. Argos Zorggroep wilde graag een advies over hoe zij de informele zorg beter kan laten landen binnen de organisatie. Het is een vraagstuk dat momenteel bij veel aanbieders binnen de Wet Langdurige Zorg speelt. Met het oog op de betaalbaarheid van de zorg veranderen de rollen van professionals, zorgverleners, vrijwilligers en familie. Door mensen te activeren en netwerken op te bouwen tussen gewone burgers en mensen met een hulpvraag, kan er veel capaciteit van professionele zorgverleners worden vrijgespeeld.
In overleg met de opdrachtgever bakenden Bert-Jan en Evelien de opdracht af tot de mantelzorg. Zij wilden weten waarom het mantelzorgbeleid lastig te implementeren was. Argos Zorggroep had het mantelzorgbeleid zorgvuldig uitgewerkt en beschreven, maar het adviesduo merkte dat binnen de organisatie de doelstellingen van het beleid heel verschillend werden ervaren en uitgelegd. Zij spraken met medewerkers van maar liefst zeven verschillende onderdelen uit de organisatie die betrokken waren bij de mantelzorg. Daarbij viel het op dat deze onderdelen nooit samen aan tafel zaten.
Voor Evelien zat hier ook voor haarzelf meteen een eyeopener in. ‘De opdrachtgever gaf aan dat onze bevindingen, observaties en vragen hen aan het denken zetten. Het maakte voor mij duidelijk dat het adviestraject een wisselwerking is tussen adviseur en de opdrachtgever, en dat de adviseur niet met pasklare oplossingen hoeft te komen, maar dat alleen vragen stellen soms al genoeg is om een stap verder te komen.’ Bert-Jan: ‘Tijdens het traject heb ik ook een paar keer mijn eigen denkbeelden moeten bijstellen. Zo hebben we getwijfeld of we een tussenrapportage zouden organiseren. Zelf dacht ik dat we goed afgestemd hadden en dat het niet nodig was. Na de bijeenkomst was ik me ervan bewust hoe belangrijk het is om toch voortdurend contact met de opdrachtgever te blijven houden.’
Nieuwe perspectieven
Via de adviestrajecten stapten deelnemers van het Zorginstituut en NZa in de werkpraktijk van het zorgwerkveld. Zo konden Evelien, Desireé en Bert-Jan vanuit een ander perspectief het werk van zorgaanbieders ervaren. Welke inzichten deden zij op?
Evelien “Ik vond het vooral opvallend om te zien hoe een strategie die boven in de organisatie wordt bepaald, heel moeilijk landt op de werkvloer. We hebben gesproken met medewerkers uit alle lagen van de organisatie. In de top van de organisatie drukt men zich in hele abstracte termen uit, en op de werkvloer hoor je vooral de concrete en praktische, dagelijkse voorbeelden. En de match ertussen ontbreekt." Bert-Jan vult aan: ‘Hoe meer managementlagen hoe groter de uitdaging om goed aan te sluiten bij wat nodig is voor de mensen op de werkvloer. In de praktijk is iedereen van goede wil, maar het bericht verandert telkens een beetje als het over verschillende schuiven gaat.’
Desireé vond het interessant om bij Enver te zien hoe zij dingen organiseren, hoe de organisatie verantwoordelijkheden indeelt, wat er speelt en welke knelpunten medewerkers ervaren. Desireé: ‘Ook leuk om zo meer te leren over de jeugdzorgsector en netwerkcontacten op te bouwen.’
Samen een advieskantoor voor de zorg opzetten? Niet echt natuurlijk, maar wel met echte adviesvragen uit het zorgwerkveld. Professionals van de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) deden onlangs mee aan het action learning programma Peer to Peer Advies. De NZa werkt hierbij samen met het Zorginstituut Nederland. Professionals van beide organisaties gingen aan de slag met een urgent organisatievraagstuk binnen het zorgdomein. De adviesvragen haalden de deelnemers behoorlijk uit hun comfortzone, want inhoudelijk wijken ze af van hun eigen expertise. Zo ontwikkelden de deelnemers zichzelf én hielpen zij organisaties in de zorg. Desireé van Langen, beleidsmedewerker langdurige zorg, Bert-Jan Bongers, projectleider IT, en Evelien Gevers, beleidsmedewerker bij de directie Regulering, delen hun ervaringen.
Adviesteams vormen
Bij de start van het programma kies je uit verschillende adviesvragen. Zo vormde Desireé van Langen een adviesduo met een adviseur van de afdeling Fondsen en Informatiemanagement van het Zorginstituut. Zij hadden allebei een voorkeur voor de adviesvraag van jeugdzorgaanbieder Enver. Desireé licht haar keuze voor Enver toe: ‘In de opdrachtbeschrijving sprak mij het Jeugdzorgveld erg aan. Dat is namelijk een tak van zorg die ik niet ken vanuit mijn werk. Daarnaast was het een concrete vraag om echt in te kunnen duiken en over na te denken.’
NZa’ers Bert-Jan Bongers en Evelien Gevers hadden nog niet eerder met elkaar samengewerkt, maar gingen wel samen aan de slag voor ouderenzorgorganisatie Argos Zorggroep. Toevallig ook uit Rotterdam. Evelien koos juist voor de opdracht over de informele zorg bij een verpleeghuis, omdat dit onderwerp raakt aan haar werk bij de NZa. ‘Hiermee kon ik binnen de adviesopdracht ook inhoudelijke kennis opdoen, en mijn netwerk uitbreiden. Ook sprak me in de opdracht aan dat het een behapbaar vraagstuk was en de Raad van Bestuur de directe opdrachtgever zou zijn.’
Leren met elkaar
Bij Peer to Peer Advies adviseer je bewust buiten je eigen expertisegebied. Je wordt zo gedwongen om op een andere manier te werken en je brengt dit ook meteen in de praktijk. De begeleiding vanaf de opstart tot en met de afronding van het adviestraject bestaat uit een combinatie van offline en online activiteiten. Je krijgt handvatten en er is ruimte voor reflectie en om te klankborden met andere deelnemers. Bert-Jan: “Voor mij waren de uitwisselingen met andere adviesteams over hoe zij zaken aanpakten en waar ze tegen aanliepen erg waardevol.” Desireé vult aan: ‘De theorie in de bijeenkomsten kon ik mooi toepassen in het adviestraject. Ook het hebben van een adviesmaatje als sparringspartner werkte voor mij goed.’ Evelien sluit zich hierbij aan en noemt de podcast over denkadviseren nog expliciet. Die stelde haar in staat om ondanks een ‘kennisachterstand’ toch op een evenwichtige manier met de opdrachtgevers in gesprek te gaan.
Omdenken
Enver is actief in verschillende gemeenten en heeft naast de hoofdvestigingen veel kleinere locaties waar jeugdzorgprofessionals werken. Het bestuur van Enver wilde graag een advies hoe beleid verder geüniformeerd, geborgd en voor iedere medewerker ontsloten kan worden. Desireé en haar adviespartner spraken verschillende keren met de opdrachtgever op een hele onderzoekende manier en kregen zo goed zicht op de vraag achter de vraag en op het functioneren van de organisatie. Zo kregen zij scherp dat de vraag van Enver eigenlijk veel meer ging over de totstandkoming van beleid dan de uitvoering ervan. Zo boog het adviesteam van Desireé de vraag om van het uniformeren naar hoe beleidsvorming als een proces neergezet kon worden. De afsluitende sessie bij Enver was voor Desireé daarom het leukste moment. ‘We koppelden onze observaties terug en maakten een vertaling naar een concreet eindresultaat. In de sessie hebben we aan de hand van een actueel vraagstuk uitgeschreven hoe het beleidsproces nu verloopt en hoe ze het idealiter zouden willen hebben. Vervolgens hebben we gekeken wat er nodig is om daar te komen zodat ze daarmee aan de slag kunnen gaan.’
Bij Argos Zorggroep gingen Evelien en Bert-Jan op een vergelijkbare manier te werk. Argos Zorggroep wilde graag een advies over hoe zij de informele zorg beter kan laten landen binnen de organisatie. Het is een vraagstuk dat momenteel bij veel aanbieders binnen de Wet Langdurige Zorg speelt. Met het oog op de betaalbaarheid van de zorg veranderen de rollen van professionals, zorgverleners, vrijwilligers en familie. Door mensen te activeren en netwerken op te bouwen tussen gewone burgers en mensen met een hulpvraag, kan er veel capaciteit van professionele zorgverleners worden vrijgespeeld.
In overleg met de opdrachtgever bakenden Bert-Jan en Evelien de opdracht af tot de mantelzorg. Zij wilden weten waarom het mantelzorgbeleid lastig te implementeren was. Argos Zorggroep had het mantelzorgbeleid zorgvuldig uitgewerkt en beschreven, maar het adviesduo merkte dat binnen de organisatie de doelstellingen van het beleid heel verschillend werden ervaren en uitgelegd. Zij spraken met medewerkers van maar liefst zeven verschillende onderdelen uit de organisatie die betrokken waren bij de mantelzorg. Daarbij viel het op dat deze onderdelen nooit samen aan tafel zaten.
Voor Evelien zat hier ook voor haarzelf meteen een eyeopener in. ‘De opdrachtgever gaf aan dat onze bevindingen, observaties en vragen hen aan het denken zetten. Het maakte voor mij duidelijk dat het adviestraject een wisselwerking is tussen adviseur en de opdrachtgever, en dat de adviseur niet met pasklare oplossingen hoeft te komen, maar dat alleen vragen stellen soms al genoeg is om een stap verder te komen.’ Bert-Jan: ‘Tijdens het traject heb ik ook een paar keer mijn eigen denkbeelden moeten bijstellen. Zo hebben we getwijfeld of we een tussenrapportage zouden organiseren. Zelf dacht ik dat we goed afgestemd hadden en dat het niet nodig was. Na de bijeenkomst was ik me ervan bewust hoe belangrijk het is om toch voortdurend contact met de opdrachtgever te blijven houden.’
Nieuwe perspectieven
Via de adviestrajecten stapten deelnemers van het Zorginstituut en NZa in de werkpraktijk van het zorgwerkveld. Zo konden Evelien, Desireé en Bert-Jan vanuit een ander perspectief het werk van zorgaanbieders ervaren. Welke inzichten deden zij op?
Evelien “Ik vond het vooral opvallend om te zien hoe een strategie die boven in de organisatie wordt bepaald, heel moeilijk landt op de werkvloer. We hebben gesproken met medewerkers uit alle lagen van de organisatie. In de top van de organisatie drukt men zich in hele abstracte termen uit, en op de werkvloer hoor je vooral de concrete en praktische, dagelijkse voorbeelden. En de match ertussen ontbreekt." Bert-Jan vult aan: ‘Hoe meer managementlagen hoe groter de uitdaging om goed aan te sluiten bij wat nodig is voor de mensen op de werkvloer. In de praktijk is iedereen van goede wil, maar het bericht verandert telkens een beetje als het over verschillende schuiven gaat.’
Desireé vond het interessant om bij Enver te zien hoe zij dingen organiseren, hoe de organisatie verantwoordelijkheden indeelt, wat er speelt en welke knelpunten medewerkers ervaren. Desireé: ‘Ook leuk om zo meer te leren over de jeugdzorgsector en netwerkcontacten op te bouwen.’