Ina Dijkman zorgt dat bijna duizend jaar geschiedenis van Nederland toegankelijk is voor iedereen die dat wil. Als zij instapt als deelnemer van Trading Places is zij bij het Nationaal Archief leidinggevende van de afdeling Dienstverlening: het contact naar de buitenwereld. Zo valt het depotbeheer van 142 kilometer aan archieven, 15 miljoen foto’s en 1,6 petabyte aan digitale bestanden en digitale onder haar hoede en zorgt zij dat de bijna 2 miljoen bezoekers van de website makkelijk de informatie kunnen vinden die zij zoeken. Ina voelt zich vergroeid met de organisatie. Het is comfortabel, maar Ina vindt dat het voor haar goed is om een keer los te weken van het Nationaal Archief en haar managementportefeuille om zo met frisheid terug te kunnen keren. Daarnaast wil zij ervaren hoe het is om te werken in een organisatie waar ze volledig onbekend is met de inhoud.
Kadaster
Bij de start van het programma matcht Ina Dijkman zichzelf met een leidinggevende rol bij het Kadaster. Hier wordt zij voor een half jaar afdelingshoofd van een afdeling die zich bezighoudt met het de ontwikkeling product en proces innovatie op het terrein van geo- en vastgoedinformatie. Ondertussen neemt een manager van Rijkswaterstaat de functie van Ina bij het Nationale Archief.
In een uitgestorven kantoor -want coronamaatregelen- haalt Ina haar laptop op en start het avontuur. ‘Hoeveel afkortingen kan een organisatie hebben?’, verzucht ze in de opstartfase. Maar met meteen een volle agenda wordt Ina direct overal in betrokken en is ze snel thuis in deze voor haar compleet andere wereld en een veel grotere organisatie. De trein raast maar door, terwijl Ina volledig digitaal leiding geeft aan haar nieuwe afdeling staat het Kadaster volledig in het teken van een organisatiekanteling. Dit betekent extra aandacht voor de teams en individuele medewerkers nu er zoveel voor hen onbekend is. Hoe vang je signalen op die je normaal in de koffiecorner opvangt? Als nieuwe en tijdelijke leidinggevende vraagt dat extra alertheid. Halverwege haar interim-rol zegt Ina in één van intervisiebijeenkomsten met de andere Trading Places deelnemers: ‘Wat is de inhoud interessant, maar ook wat is dit een draak van een portefeuille. Het is zo veel en waar zit de focus?’ Het opdrachtgeverschap voor vernieuwingsprojecten vraagt veel tijd van Ina, terwijl het katalyseren van innovatie ook focus van haar vraagt. In die fase maakt zij met het innovatieteam een start met de ontwikkeling van een nieuw concept via een nieuwe methode waarmee het Kadaster dan sinds kort werkt. Ina stelt zich tot doel om deze COIN-methodiek goed te doorgronden zodat ze die ervaring ook weer kan inzetten bij het Nationaal Archief.
Besluiten en coachen
De tijd vliegt en als het einde van de managementruil in zicht komt, heeft Ina haar extra opdracht omgevormd naar een advies voor de verbetering van de sturing op vernieuwingsprojecten. Bij de afronding krijgt Ina feedback van de directie en haar collega’s. Er is bewondering voor de manier waarop Ina meteen al aan het begin van de ruilperiode besluiten durfde te nemen en een effectieve bijdrage kon leveren aan het management van het Kadaster.
Medewerkers waarderen haar coachende stijl van leidinggeven. Zelf is Ina vol van haar nieuwe managementervaring: ‘Wat was het leuk, wat was het inspirerend en leerzaam!’
Terug naar Nationaal Archief
Bij terugkeer naar haar werkgever is Ina bij het Kadaster opdrachtgever geweest voor meer dan twaalf vernieuwingsprojecten, heeft zij het eigenaarschap van enkele Kadasterbrede onderwerpen opnieuw belegd, heeft zij vacatures opengesteld en nieuwe medewerkers aangenomen en heeft zij het afstemmingsoverleg opgeheven. Ook het Nationaal Archief gaat vast nog wat merken aan de ervaring die Ina heeft opgedaan: ‘Ik ben onder de indruk van de visuele manier waarmee het Kadaster jaarschetsen en werkplannen opstelt en hoe de Kadasterorganisatie strak stuurt op behaalde resultaten en per kwartaal terugkijkt wat de oorzaak van niet gehaalde doelen is, en hoe dit op te lossen. Ook bij het werken aan innovaties heeft zij nieuwe inzichten opgedaan: ‘ Innovatie moet je echt organiseren in de breedte van je organisatie, dat ga ik steviger neerzetten’.